Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

unfiltr.io UG (haftungsbeschränkt)
Hasenspitz 45
65199 Wiesbaden
Deutschland

Vertreten durch: Dr. Clemens Reichel
E-Mail: info@unfiltr.io
Telefon: 0611 137 124-66

2. Übersicht der Verarbeitungen

Wir verarbeiten folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Sprach- und Textantworten ausscheidender Mitarbeiter (Leaver)
• Priorisierungsantworten (Best-Worst-Scaling): strukturierte Auswahl von Themen nach Dringlichkeit (z. B. „Führung & Vertrauen", „Vergütung & Bezahlung"), gespeichert als Chip-Auswahlen.
• Strategische Einschätzungen (optional, nur bei entsprechender Senioritätsstufe): Einschätzungen zur Wettbewerbsposition, zu internen Ressourcen und ungenutztem Potenzial des bisherigen Arbeitgebers aus Sicht des Leavers. Diese Angaben sind freiwillig und fließen anonymisiert in die KI-Auswertung ein.
• Aggregierte Auswertungsdaten: KI-generierte Kennzahlen, Cluster-Scores und Priorisierungs-Scores (Best-Worst-Scaling Net-Priority-Score), die aus den freigegebenen Antworten berechnet und im Auswertungs-Report gespeichert werden. Diese Daten enthalten keinen direkten Personenbezug.
• E-Mail-Adressen von HR-Nutzern
• IP-Adressen (technisch bedingt beim Seitenaufruf)
• Demo-Anfragen (Vor- und Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse)

Rohtexte und Auswahl-Antworten der Leaver werden 90 Tage nach Veröffentlichung eines Reports für Ihren früheren Arbeitgeber automatisiert gelöscht. Spätestens 12 Monate nach der Einreichung werden alle Befragungsdaten (Antworten und Einreichungen) sowie die Zugangstoken automatisiert gelöscht. Aggregierte Auswertungen und anonymisierte Zitate im Report enthalten keinen direkten Personenbezug und unterliegen keiner automatischen Löschfrist.

3. Hosting – Vercel

Diese Website wird gehostet von:
Vercel Inc., 340 S Lemon Ave #4133, Walnut, CA 91789, USA

Beim Aufruf unserer Website werden technische Daten (u.a. IP-Adresse, Browsertyp, Zeitstempel) durch Vercel verarbeitet. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren und effizienten Bereitstellung des Dienstes). Mit Vercel besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen: https://vercel.com/legal/privacy-policy

4. Authentifizierung und Datenspeicherung – Supabase

Für die Authentifizierung von HR- und Admin-Nutzern sowie die Speicherung von Feedback-Daten nutzen wir:
Supabase Pte. Ltd., 970 Toa Payoh North #07-04, Singapore 318992

Verarbeitete Daten: E-Mail-Adressen, verschlüsselte Passwörter (Auth-Sessions), Feedback-Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Supabase ist nicht nach dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln, der eine DSGVO-konforme Verarbeitung sicherstellt. Weitere Informationen: https://supabase.com/privacy

5. Sprachverarbeitung und KI-Transkription – OpenAI

Zur Transkription von Sprachantworten der Leaver nutzen wir Spracherkennungsmodelle (aktuell: gpt-4o-mini-transcribe) von:
OpenAI Ireland Ltd., 1st Floor, The Liffey Trust Centre, Dublin 1, Irland; Weitergabe an verbundene Unternehmen in den USA auf Grundlage von Standardvertragsklauseln

Verarbeitete Daten: Audiodaten und Transkripte der Sprachantworten von Leavern.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung gegenüber dem Auftraggeber/HR-Nutzer).

Hinweis: Audioaufnahmen werden während der Befragung in kurzen Abschnitten (alle 20 Sekunden) zur Transkription an die OpenAI Spracherkennungs-API übermittelt. Die Audiodaten selbst werden nicht gespeichert – nur der transkribierte Text wird clientseitig zwischengespeichert und am Ende der Befragung gemeinsam mit den übrigen Antworten übermittelt. OpenAI verarbeitet diese Daten auf Servern außerhalb der EU. Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag auf Basis der EU-Standardvertragsklauseln. OpenAI verwendet die über die API übermittelten Daten nicht zum Training seiner Modelle. Weitere Informationen: https://openai.com/de-DE/policies/data-processing-addendum/

6. KI-Auswertung – Anthropic

Wir setzen die KI-Modelle des Anbieters Anthropic PBC (San Francisco, USA) für mehrere Verarbeitungsschritte ein: zur automatisierten Auswertung und Zusammenfassung der Befragungsantworten (Report-Generierung), zur Aufbereitung von Report-Inhalten für den PDF-Export, sowie zu einer internen Plausibilitätsprüfung der generierten Reports vor deren Freigabe durch unser Team. Für die Plausibilitätsprüfung werden auch die zugrundeliegenden Freitextantworten der befragten Personen verarbeitet, um die inhaltliche Korrektheit der KI-generierten Zusammenfassung zu überprüfen.
Anbieter: Anthropic, PBC, 548 Market St, PMB 90375, San Francisco, CA 94104, USA

Verarbeitete Daten: Freigegebene Freitextantworten im Wortlaut der Transkription (Namen der Leaver werden nicht erhoben, können aber vom Leaver selbst im Freitext genannt werden); bei der Plausibilitätsprüfung zusätzlich generierte Report-Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Anthropic verwendet über die API übermittelte Daten nicht zum Training seiner Modelle. Weitere Informationen: https://www.anthropic.com/legal/privacy

7. E-Mail-Versand – Resend

Für den Versand von Demo-Anfragen und Benachrichtigungen nutzen wir:
Resend (Resend Inc., 2261 Market Street #5039, San Francisco, CA 94114, USA)

Verarbeitete Daten: Name, Unternehmen, E-Mail-Adresse aus Demo-Anfragen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung von Kontaktanfragen).

Es besteht ein Auftragsverarbeitungsvertrag. Weitere Informationen: https://resend.com/legal/privacy-policy

8. Cookies und Einwilligungsverwaltung

Beim ersten Besuch dieser Website erscheint ein Cookie-Banner, über das Sie Ihre Einwilligung für optionale Cookie-Kategorien erteilen oder verweigern können. Ihre Entscheidung wird im localStorage Ihres Browsers unter dem Schlüssel unfiltr_consent gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen (siehe Abschnitt 13).

Aktuell gesetzte Cookies:

• unfiltr_access: Session-Cookie für den Beta-Zugangschutz der Landing Page. Enthält keine personenbezogenen Daten. Wird beim Schließen des Browsers gelöscht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (technisch notwendig).
• sb-[ref]-auth-token: Authentifizierungs-Cookie für HR- und Admin-Nutzer, gesetzt durch Supabase. Ermöglicht den eingeloggten Zugang. Gültigkeitsdauer: Dauer der Supabase-Session. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (technisch notwendig für Vertragserfüllung).
• unfiltr_consent: Speichert Ihre Cookie-Einwilligung (localStorage, kein Server-Cookie). Enthält keine personenbezogenen Daten, nur Ihre Einwilligungsentscheidung.

Optionale Cookie-Kategorien (Analytics, Marketing) sind derzeit noch nicht aktiv – die Infrastruktur ist vorbereitet und wird erst nach Ihrer Einwilligung und nach konkreter Tool-Entscheidung aktiviert. Details zu künftig eingesetzten Tools werden in Abschnitt 13 ergänzt.

9. Demo-Anfragen

Bei Nutzung des Demo-Anfrage-Formulars verarbeiten wir: Vorname, Nachname, Unternehmen, E-Mail-Adresse.
Zweck: Bearbeitung und Beantwortung der Anfrage.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.
Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, danach Löschung sofern kein Vertragsverhältnis entsteht.

10. Anonymität der Leaver

unfiltr ist technisch so konzipiert, dass ausscheidende Mitarbeiter (Leaver) anonym Feedback geben können. Es werden keine Namen, E-Mail-Adressen oder sonstigen direkt identifizierenden Merkmale der Leaver gespeichert. Die Zugangstokens sind Einmal-Token ohne Personenbezug. Nicht freigegebene Antworten werden gespeichert, aber weder für Auswertungen noch für den Report verwendet. Zur Qualitätssicherung kann das unfiltr.io-Team Antworten einsehen; Ihr Arbeitgeber sieht keine Einzelantworten. Da der Arbeitgeber die Einladungslinks verteilt, kann er wissen, wer eingeladen wurde; der Link selbst enthält keinen Personenbezug.

11. Betroffenenrechte

Sie haben nach DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
• Löschung (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerspruch (Art. 21 DSGVO)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@unfiltr.io

Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde:
Der Hessische Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Postfach 3163, 65021 Wiesbaden
https://datenschutz.hessen.de

12. Anonymisierte Zitate

Im Rahmen der KI-gestützten Auswertung werden aus den freigegebenen Antworten repräsentative Zitate ausgewählt und vor der Speicherung durch ein KI-Anonymisierungsverfahren bearbeitet. Namen, Daten, Ortsangaben und andere identifizierende Details werden dabei generalisiert. Die so anonymisierten Zitate werden in unserer Datenbank gespeichert (Tabelle: report_quotes) und ausschließlich nach manueller Prüfung und Freigabe durch unfiltr.io im HR-Dashboard des jeweiligen Unternehmens angezeigt. Ein Rückschluss auf einzelne Personen ist nach der Anonymisierung nicht vorgesehen und durch technische Maßnahmen erschwert.

13. Cookie-Einstellungen

Über das Cookie-Banner beim ersten Seitenbesuch können Sie zwischen drei Kategorien wählen:

• Technisch notwendig (immer aktiv, nicht abwählbar): Login-Session, Beta-Zugangschutz.
• Analytics (opt-in, Standard: deaktiviert): Websiteanalyse zur Verbesserung des Angebots. Konkret eingesetztes Tool: noch nicht festgelegt – wird hier ergänzt sobald aktiv. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
• Marketing (opt-in, Standard: deaktiviert): Conversion-Tracking und personalisierte Werbung. Konkret eingesetztes Tool: noch nicht festgelegt – wird hier ergänzt sobald aktiv. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).

Widerruf der Einwilligung: Sie können Ihre Cookie-Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen, indem Sie den localStorage-Eintrag unfiltr_consent in Ihrem Browser löschen (Browsereinstellungen → Entwicklertools → Application → Local Storage). Beim nächsten Seitenaufruf erscheint das Banner erneut. Der Widerruf berührt nicht die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung.

14. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei Änderungen der technischen Infrastruktur oder der Rechtslage anzupassen. Der aktuelle Stand ist oben angegeben.